De mest vanlige bruksområdene for Microsoft SharePoint er intranett, dokumentstyring, publikasjon av nyheter og egne ”sites” for prosjekter og arbeidsgrupper. Mange som benytter Microsoft SharePoint flytter fellesområder på filserver over til SharePointløsningen. Microsoft SharePoint brukes mye som intranettløsning, med nyheter, forum, bildearkiv, dokumentarkiv, ”min side” og mange av de andre mulighetene som finnes.
Microsoft SharePoint er tett integrert med Microsoft Office og Microsoft Office Communications Server. Det betyr at fra nettleseren kan dokumenter kan opprettes og åpnes i riktig Office program. Presence fra OCS vises i Microsoft SharePoint, på samme måte som i Outlook.
Viktige elementer i Microsoft SharePoint
Office-integrasjon
|
SharePoint er integrert med Microsoft Office. Blant funksjonaliteten som dette gir er det mulig fra Microsoft SharePoint å opprette nye dokumenter fra egne dokumentmaler, og åpne dokumenter for visning og redigering. Excel er integrert slik at det blant annet er mulig å sette inn en graf på en SharePoint-side som automatisk endrer seg når regnearket endres. PowerPoint er blant annet integrert med et eget lysbildearkiv.
|
 |
 |
|
|
|
|
|
|
Grensesnitt
|
Det grafiske grensesnittet i Microsoft SharePoint kan tilpasses på samme måte som en annen web-løsning. Noen designmaler følger med, og ved hjelp av webdesign kan løsningen tilpasses etter egne ønsker, med egne logo, farger og layout. Det er vanlig å bruke bilder, video, animasjoner, og de mange plugins som finnes. Disse kan settes inn på en dynamisk og enkel måte som ikke krever html-koding, som i vanlig webdesign.
|
 |
Samarbeid og samhandling
Blant de mange mulighetene til samarbeid og samhandling er mulighet til å lage prosjekt-sites, bruk av forum, opprette wikier til ulike formål, lage blog, bruk av lister og dokumentarkiv, og ikke minst integrasjon med Microsoft Office Communicator.
Sites
Det kan settes opp et tilnærmet ubegrenset hierarki av sites og undersites. Hvert nivå kan ha egne rettigheter og innstillinger. Vanlig bruk er for eksempel at avdelinger kan ha en egen site, eller et prosjekt kan ha en egen site.
Dokumentarkiv
På hver site kan det settes opp ett eller flere dokumentarkiv. Dokumentarkivene kan ha egendefinerte metadata som gjør det lettere å kategorisere og å søke seg frem til ønskede dokumenter og informasjon i etterkant. Dokumentarkivene kan filtreres, sorteres og fungerer som profesjonelle dokumentarkivløsninger. Det er mulig med inn- og utsjekking av filer. Det kan settes på varsling når nye filer legges inn, eller eksisterende filer endres. Filene kan få revisjoner og versjonsnummer, og det er mulig å få historikk over endringer og gå tilbake til tidligere versjoner. Det kan settes på godkjenning av revisjoner og automatisering ved hjelp av workflows.
Lister
På hver site er det mulig å sette opp lister. En liste kan sammenlignes med en databasetabell. På samme måte som i andre databaser kan et felt slå opp i en annen liste, og hele databaser kan konverteres til SharePoint-lister for å få funksjonaliteten over i et web-grensesnitt. Eksempel på bruk er liste med linker, liste over ansatte, liste med produkter eller liste med nyheter.
Automatisering og workflow
Med workflow kan oppgaver automatiseres. En ansatt kan for eksempel fylle ut et skjema for reiseregning. Når skjemaet lagres blir den sendt elektronisk til den ansattes leder som må godkjenne den for at den skal gå videre. Når den blir elektronisk godkjent kan den automatisk bli sendt videre til regnskap. Andre måter å automatisere på er å benytte InfoPath skjema, Excel services og Key Point Indicators. Ved hjelp av Excel services kan det lages dynamiske rapporter som blir oppdatert av informasjonen som er lagt inn i systemet.
Skjema
Ved å benytte skjema fra Microsoft InfoPath er det mulig å lage interaktive og smarte skjema for Microsoft SharePoint. Ved å benytte en slik løsning er det mulig å gjøre systemene maksimalt brukervennlige og spare tid på innhenting av informasjon. Samtidig vil det bli tilsvarende lettere å få tilgang til informasjonen, og automatisere rapportering av innhentede data. Slike skjema kan blant annet skjule felter som ikke er relevante for brukeren, slå opp data fra andre systemer og starte workflows.
Relevant informasjon og varsel
Det er flere måter å gi brukere tilgang til den informasjonen de ønsker på en enkel måte. Brukere kan abonnere på RSS feed fra lister og dokumentarkiv. Brukere kan også sette opp varsel for å få beskjed når det kommer nye dokuemter, endringer og hendelser som de ønsker å vite om. I tillegg er det viktig å finne frem til relevante dokumenter og annen informasjon ved søking. Ved hjelp av kategorisering med metadata og spesielle funksjoner i Microsoft SharePoint er det flere muligheter til å sette opp dette på en smart måte.